|
Kommunen behandler følgende personregistermateriale: 1. Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester - overtatt av NAV 2. Barnevernarkiv (barnevernmapper) etter lov om barneverntjenester - samarbeid med Nesseby kommune 3. Pleie- og omsorgsarkiv (brukermapper) etter lov om sosial tjenester 4. Elevarkiv (elevmapper) fra barneskolen/grunnskolen 5. Arkiv vedrørende barn i barnehage 6. Klientarkiv (klientmapper) fra PPT 7. Klientarkiv (klientmapper) fra flyktningkontor 8. Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten Personmapper fra sensitive personregistre skal som hovedregel avleveres 10 år etter siste kontakt med vedkommende person. Når en slik avlevering skjer til IKAF, er det å regne som fjernarkivering (depotordning) under særlig trygge forhold. Deponert arkivmateriale av denne typen er fremdeles underlagt kommunenes disposisjonsrett, forutsatt at personopplysningene ikke brukes til annet enn det opprinnelige formålet. Papirarkiver skal være arkivbegrenset, renset (binders/stifter etc. fjernet), ordnet og pakket i arkivbokser og registrert på avleveringsliste. Mappene skal legges i godkjente arkivbokser i samme orden som arkivet var ordnet etter før deponering. Aktuelle ordningsmåter er etter fødselsdato, alfabetisk etter navn, eller etter klientnummer. Mapper etter døde personer bør merkes særskilt. (Morsarkiv er avlevert til IKAF, de som tidligere lå under Helserådet). Dersom en har større mengder slike mapper, kan disse legges i egne arkivbokser som en egen serie. Arkivboksene skal nummereres fortløpende og merkes med navnet til kommunen, avdelingen/kontoret, innhold og årstall. Personregistermappene skal registreres med navn og fødselsdato på avleveringsliste. Denne skal gi oversikt over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks. Dersom mappene er ordnet etter klientnummer, skal det følge med en alfabetisk oversikt over personnavn og fødselsdato med referanse til klientnummer. Kommunen har en ringperm med morsarkiv, denne oppbevares på arkivet på rådhuset. Denne vil bli avlevert IKAF. Arkivet har i 2020 og 2021 mottatt arkiver i fra PPT og Barnevern, Rus- og psykiatri disse er ordnet i bokser (noen av disse er listeført). |